2024_GR_00012 - Huur- en tariefreglement - Gemeentelijke zalen en terreinen - Goedkeuring

Het nieuwe huur- en tariefreglement gemeentelijke zalen met ingang 1 februari 2024 heeft volgende voornaamste wijzigingen:

• Artikel 3: Gebruikers:
  • Opwijkse scholen worden naar klanttype B verschoven. Deze wijziging is om de administratie te vereenvoudigen binnen het digitale systeem. Er wijzigt weinig aan de mogelijkheden die scholen hebben in kader van gratis gebruik. (verduidelijking is te lezen in de voetnoot)
• Artikel 4: Tarieven en waarborg - wijzigingen zie tariefreglement
  • Wijziging formulering naar indexatie en toevoeging categorie ledenfeest.
  • Verduidelijking m.b.t. de huurprijs van een vergaderzaal, namelijk prijssetting is per blok van 4 uur.
  • Toevoeging van De Boot als vergaderzaal. Reden: Verschillende malen de vraag gekregen en dit zou extra huur kunnen genereren.
  • Waarborgen voor private personen worden sterk verhoogd. Reden: bij deze verhuringen merkt de dienst verhuur dat afspraken niet worden nageleefd en vaak schade als gevolg kent. Dit maakt het voor de dienst verhuur efficiënter in het opvolgen van de extra kosten.
  • Feestdagen zullen nu aangerekend worden als de prijs voor een weekenddag.
  • Technische ondersteuning kan enkel gevraagd worden door erkende verenigingen.
  • Bijkomende categorie 3 'Ledenfeest' wordt toegevoegd. 
    • Reden: De dienst verhuur kreeg vanuit de seniorenraad en enkele andere verenigingen zoals landelijke gilde, OKRA's, Cultuur met Pit en Liberale gepensioneerden meermaals de opmerking dat de categorie 'ledenfeest' niet onder feestzaal zou mogen horen. De dienst verhuur begrijpt de vraagstelling daar dit meestal gaat over een éénmalige vergadering waarbij de leden worden gevierd. Bijkomend kunnen we ook stellen dat de ledenfeesten zoals de seniorenverenigingen dit aanschouwen 6x per jaar plaatsvinden en onderdeel zijn van de reguliere werking. Doch wordt bij ledenfeest de zaal intensiever gebruikt (o.a. gebruik van keukenmaterialen, servies, keuken an sich, ... ). 
    • Advies vrijetijdsraad: De vrijetijdsraad stelde voor om ledenfeesten te verschuiven naar categorie 1 'vergaderzaal' met een kost van 50 euro voor gebruik van keuken.
    • Advies MAT: Het intensieve gebruik mag niet uit het oog verloren worden. Bijkomend geeft de financieel directeur aan dat de zalen allerminst rendabel zijn en dit komt zeker door de lage prijssetting. Voor wat de verenigingen krijgt, nl. volledig uitgeruste zaal, is de zaalprijs zeker niet hoog. 
    • Voorstel dienst verhuur om reglement als volgt aan te passen: bijkomende categorie 3 'Ledenfeest' toevoegen. 
      • Definitie: Een ledenfeest is een gesloten feestelijke activiteit waarbij keukenmaterialen en/of keuken wordt gebruikt en waarop enkel leden aanwezig zijn. Deze prijs is enkel van toepassing voor erkende Opwijkse verenigingen.
      • Prijssetting: ongeveer 50% van de prijs voor feestzalen - ongeveer een verdubbeling van de prijs voor vergaderzalen.
• Artikel 5: Reductie tarieven:
  • Verbetering zinsconstructie op blz. 3
  • Voorstel tot toevoeging omwille van conformiteit met activiteiten in Opwijk centrum tijdens de kermisperiode: Erkende verenigingen kunnen tijdens de kermisperiode van officiële gemeentelijke zomerkermissen, zijnde Opwijk zomerkermis, Droeshout kermis, Nijverseelkerk kermis, Nijverseel kermis en Mazenzele kermis een gemeentelijke zaal huren aan -50% op voorwaarde dat zij die gebruiken om activiteiten te organiseren binnen de kermiszone.

• Artikel 6: Huurmogelijkheden:
  • Verduidelijking in de toegang tot zaal De Boot met een wijziging op zondagavond, zijnde de huurder moet eruit om 19 uur op zondag als hij de poets uitbesteedt, om 22u00 als hij de poets zelf doet.
    • Reden hiertoe is de vraag vanuit de poetsdienst om éénduidige en respectabele uren te hanteren naar het poetspersoneel toe.
    • De vrijetijdsraad adviseerde dit positief om tot 20 uur te kunnen huren daar dit voor verenigingen zelden een probleem vormt.
    • Het MAT daarentegen geeft aan dat 20 uur nog te laat is voor de planning van het poetspersoneel. Het MAT adviseerde om dit tot 18 uur te brengen.
• Artikel 7: Reserveren:
  • Verduidelijking zonder inhoudelijke wijziging.
• Artikel 8: Toegang tot de zaal:
  • Verduidelijking zonder inhoudelijke wijziging.
• Artikel 11: verplichtingen van de huurder: Deze wijzigingen zijn voornamelijk aanvullingen naar aanleiding van veelvuldige vragen of gebeurtenissen die voor overlast zorgden:  
  • 11.1 De Zaal:
    • Verduidelijking in kader van gevoeligheid brandalarmen: geen vuur- op rookobjecten / enkel in de Kersenpit kan er aan show-cooking gedaan worden.
    • Toevoeging verbod op honden m.u.v. hulphonden.
    • Verduidelijking in het eigen mee te brengen materiaal
  • 11.3 Specifieke restricties zaal De Boot:
    • Verduidelijking toegang koelcel.
    • Verbod op muziek op de speelplaats.
  • 11.4 Schoonmaak:
    • Zinsconstructie
    • Verduidelijking keukenapparatuur
    • Wijziging: Geen mogelijkheid tot uitbesteden poets op volgende data: Huren op een feestdag of de dag voor een feestdag: steeds poets door huurder zelf! (01/01, 02/01, Dag voor Pasen, Pasen, paasmaandag, 30/04, 1/5, dag voor Hemelvaart, Hemelvaart, Dag voor Pinksteren, Pinksteren, Pinkstermaandag, 10/07, 11/7, 20/7, 21/7, 14/08, 15/08, 31/10, 01/11, 2/11, 10/11, 11/11, 24/12, 25/12, 26/12 en 31/12.)
  • 11.5 Afval:
    • Toevoeging: huurders in categorie 2 'feestzaal' krijgen steeds 1 gratis PMD-zak.