2021_GR_00097 - Erkenning Opwijkse vereniging en organisatiecomité - Reglement - Goedkeuring

De eerdere goedkeuring van de eerste versie van dit reglement dateert van de gemeenteraad van januari 2020. De gemeente had nl. nood aan een duidelijk omschreven erkenningsreglement voor verenigingen met goed omschreven voorwaarden. De gemeente beschikte namelijk ook over een enorme lijst van verenigingen die up to date moest gebracht worden maar evenzeer moest elke vereniging afgetoetst worden naar effectieve werking en samenstelling, op basis van een reglement.

In de periode na goedkeuring op de gemeenteraad werden alle verenigingen ingelicht dat zij allemaal een nieuw dossier voor (h)erkenning moeten indienen. Dit is momenteel nog lopende.

De eerste intentie van de dienst Vrije Tijd was om te werken naar een apart reglement voor organisatiecomités maar al snel werd duidelijk dat dit omslachtig was en dat dit type vereniging beter geïntegreerd werd in een aanvulling op het erkenningsreglement voor verenigingen.

Waarom dit type verenigingen ‘organisatiecomités’ apart definiëren? Dit type kent een heel andere werking dan de socio-culturele, sport- of jeugdverenigingen. De frequentie van samenkomen is anders, de werking is anders, de doelstelling is anders.

Het ontwerp van reglement werd besproken binnen de adviescommissies cultuur en sport en de aanvullende informatie, vragen en voorstellen werden meegenomen naar de Vrijetijdsraad van 6 mei. Alle advies werd gevolgd, buiten bij B1.4 toevoeging 2 (zie verder).

Wat wordt voorgesteld om te wijzigen in het reglement:

• We pasten enkele taalkundige verbeteringen toe waar nodig.
• Bij A1 passen we het advies toe van de Vrijetijdsraad door 'organisatiecomité' hierbij te plaatsen.
• Onder A2 worden de voordelen voor organisatiecomités opgelijst (een nieuw tariefreglement voor zalen en materialen zal in het najaar opgemaakt worden).
• We voegden de uitsluitingen toe onder A5: politieke partijen, onderwijsinstellingen en scholen, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Deze organisaties zijn geen (Opwijkse) verenigingen.
• Bij B1.3 werd de voorwaarden voor het bestuur versoepeld; op basis van de eerste verwerking werd duidelijk dat binnen verenigingen 2 functies vaak door dezelfde persoon worden opgenomen wegens gebrek aan interesse of gemotiveerde personen hiervoor. Gezien organisatiecomités meestal geen bestuur kennen en enkel contactpersonen wordt opgenomen dat organisatiecomités hier niet moeten aan voldoen.
• Bij B1.4 stelt de Vrijetijdsraad volgende toevoegingen voor:
Toevoeging 1: Alle inkomsten, winsten die voortkomen uit de werking van de vereniging, dienen aangewend te worden voor het bereiken van het belangeloos doel van de vereniging. Toevoeging 2: De vereniging heeft een volledig autonome werking en is geen deel van en / of overkoepeling van een andere gesubsidieerde vereniging of commerciële organisatie / omgeving. Toevoeging 3: De vereniging verschaft op verzoek alle gevraagde inlichtingen, inclusief boekhouding.

Over toevoeging 1: het begrip ‘belangeloos’ lijkt ons toch nog een wat vaag begrip. Het zal wel zo opgenomen worden in het reglement. Toevoeging 2: Hier volgen we het advies niet. Dit toevoegen zou willen zeggen dat alle onderafdelingen van Ferm, Okra etc niet meer zouden kunnen erkend worden. Nog voorbeelden: ook de boksclub binnen Fitnesscentrum Celtix zou dan niet meer erkend worden, evenals de Tennisclub Diepenbroek vzw als onderdeel van de BVBA. Het lijkt ons dan ook eerder opportuun deze opmerking te bespreken in de adviescommissie sport om eventueel het subsidiereglement voor erkende sportverenigingen hiernaar aan te passen. Toevoeging 3: Dit wordt opgenomen in het reglement.

• Bij B1.6 wordt de bepaling opgenomen dat organisatiecomités 90% van hun activiteiten op het grondgebied van Opwijk moeten organiseren, wat vanzelfsprekend is om lokaal erkend te worden en van lokale voordelen te genieten.
• Bij B1.7 wordt een verruiming gemaakt rond verbod voor uitsluiting op basis van afkomst en geloof werd verbeterd naar geloofsovertuiging.
• Bij B1.8 werden de link voor de gratis vrijwilligersverzekering toegevoegd zodat verenigingen ook duidelijk zien waar ze hiervoor terecht kunnen. Het is tevens de intentie van de dienst Vrije Tijd om verenigingen het belang van een goede verzekering te laten inzien en hierrond ook extra informatie te verdelen aan de verenigingen.
• B2 valt weg gezien elke vereniging een dossier moet indienen (geen uitzondering, dezelfde plichten voor elk van hen).
• Bij C2 wordt psycho-sociale hulpverlening toegevoegd. O.a. verenigingen zoals AA en Zonnelied worden dan opgevangen binnen het reglement.
• Bij C2 wordt verder ook de link toegevoegd naar info rond het decreet vrijwilligerswerk.
• Toevoeging van alle zaken rond organisatiecomités:

Onder punt C4 worden dan de categorieën voor de organisatiecomités opgelijst met een duidelijk omschreven definitie:

• Buurtcomité/straatcomité
• Jaarvereniging
• Oudercomité. Hier adviseert de Vrijetijdsraad om het aantal activiteiten van min. 4/jaar te laten vallen. Dit zal dan ook geschrapt worden gezien dit een terechte opmerking is.
• Kermiscomité
• Comités bovenlokale uitstraling: hier adviseert de Vrijetijdsraad om de start en/of aankomst op grondgebied Opwijk te laten gebeuren. Dit advies wordt gevolgd.

• Bij D6 wordt ook vaststelling misbruik door vereniging toegevoegd als beëindigende factor van erkenning
• Bij D6 werd een periode voor een nieuwe aanvraag toegevoegd om geen wildgroei aan pogingen te hebben na een niet aanvaarde erkenningsaanvraag of intrekking van de erkenning. Hier kwam de opmerking van de Vrijetijdsraad dat dit best als apart artikel werd geschreven. Dit advies wordt gevolgd en het reglement wordt zo aangepast.

• Het sjabloon van het aanvraagdocument werd ook aangepast met opname van de organisatiecomités.
• Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2021 indien de gemeenteraad goedkeurt.
• Op het college van 26/04 werd de aanpak voor volgende periode ter kennisgeving voorgelegd om ook te voorzien dat alle verenigingen hun dossiers tijdig indienen en er marge is om alles verwerkt te krijgen (voorleggen adviesraden en goedkeuring erkenningsaanvragen door college). Het voorstel is om bij toepassing van het reglement, dat ingaat op 1 juli 2021,  alle reeds erkende verenigingen nog de tijd tot vrijdag 30 juli te geven om hun dossier in te dienen. Zij zullen hier kort na deze gemeenteraad nogmaals opnieuw over bericht worden. Zij kregen al een herinnering in januari 2021 en mei 2021. Zij zullen ook bij uitblijven antwoord telefonisch gecontacteerd worden. De verenigingen blijven erkend tot 30 september 2021. In de periode daartussen zullen de betrokken adviescommissies en -raden hun advies geven over de ontvangen dossiers. Indien verenigingen geen dossier indienden tegen 30 juli of indien zij niet meer voldeden aan de voorwaarden verliezen zij vanaf 1 oktober  2021 hun erkenning en de daaraan gekoppelde voordelen. Van 1 juni 2022 tot 31 augustus 2022 kan een niet-erkende vereniging opnieuw een aanvraag tot erkenning indienen.